Jueves, 29 de septiembre de 2011
Daniela Reyes Jerez nos ofrece algunas recomendaciones aplicables para tener reuniones efectivas que propicien la integración y la retroalimentación
 
El poder de la imagen. Puntos clave para negociar
El poder de la imagen. Puntos clave para negociar
05 DE JULIO DE 2011


Organizar reuniones de negocios siempre resulta complicado pues hay que considerar los tiempos disponibles de los asistentes, los objetivos de la reunión y por supuesto, el lugar. Y es que a simple vista el lugar podría ser insignificante pero en los pequeños detalles radica el éxito de las reuniones de trabajo.

En una reunión se deben tener bien claros los objetivos a elegir, si el líder de la reunión selecciona el lugar adecuado y cuida hasta el más mínimo detalle, la cooperación de los miembros podrá ser mayor y entonces se habrán de alcanzar los acuerdos pactados. Dummies.com nos asesora en la búsqueda del lugar y elementos perfectos para la reunión.


En primer lugar, se debe considerar la forma en que los integrantes se transportarán; ya sea en auto propio, en transporte colectivo o en el que brinde la empresa en tal caso. Una vez iniciada la reunión, el asiento que ocupa cada miembro es más importante de lo que pudiera parecer pues generalmente las personas tienen un lugar establecido que si es ocupado por otro, puede generar diversas reacciones como la irritación y el enojo.

De la misma forma, cada integrante tratara de sentarse al lado de las personas que le generan más confianza o con las que mejor se lleva, siendo el caso contrario de quienes no son de su agrado, de las cuales, generalmente se sientan lo más lejos posible. Por supuesto también hay integrantes que de alguna u otra forma buscarán llamar la atención a toda costa como el típico que se sienta al lado del líder de la reunión para acaparar la atención de los presentes, pues invariablemente cuando el dirigente hable todos los demás voltearán y ubicarán a la persona de al lado.

¿Cómo solucionar estos problemas tan comunes y recurrentes? Una buena opción si lo que se desea es la integración de todos los integrantes sin resaltar rango alguno, son las mesas redondas, que además favorecen la participación e interacción de todos. La mesa en forma de U, por ejemplo, funciona mucho más si lo que se busca es capacitar a los asistentes.

Pero si lo que se busca es una reunión de toma de decisiones, la mejor mesa será en forma rectangular con el líder a la cabeza para que así se jerarquice a la autoridad.

El aire acondicionado también tiene un rol fundamental. Se aconseja que al inicio de la reunión la temperatura sea más bien fría para evitar que los asistentes se muestren somnolientos y se mantengan alertas y atentos. Si a esto le sumamos el acompañamiento de bebidas y bocadillos, los asistentes se sentirán mucho más cómodos y prestos a poner atención.

De la misma forma, la selección del lugar es muy importante. El lugar que se escoja debe estar alejado de cualquier otra sala de reuniones para evitar distracciones. También habrá que ser muy cuidadoso con la decoración, pues los cuadros y murales en la sala pueden desviar la atención de los presentes así como las ventanas.

Desde luego hay pequeños detalles que si los aplicamos pueden hacer una gran diferencia en las reuniones de trabajo. Uno de éstos consiste en poner el nombre de cada integrante en tarjetas para que si no se conocen puedan saber sus nombres respectivos y favorecer la integración entre ellos. Dar minutos de descanso también es importante, sobre todo en reuniones extensas para evitar que la gente se aburra o se sature con tanta información.

Mantener el lugar de reunión limpio ayuda a que las ideas y creatividad de los integrantes sea más eficaz y por supuesto al final de la reunión hacer una evaluación de los resultados obtenidos durante ésta y propiciar una realimentación ayuda a integrar a todos los asistentes de la reunión y hacerles sentir que cada uno de ellos es importante.

Así que para tu próxima reunión te invitamos a que apliques estos útiles y prácticos consejos a la hora de convocar a una reunión. Un detalle bien cuidado puede hacer una gran diferencia.

Publicado por mario.web @ 9:45
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